El coste total de propiedad (TCO) de un ERP es el coste total que una empresa incurre en la adquisición, implementación y mantenimiento de un sistema ERP. El TCO incluye los costes iniciales, continuos y los costes ocultos correspondientes.
1) Costes iniciales
Los costes iniciales de un ERP incluyen los costes de licencia, implementación y formación.
1.1 Costes de licencia
Los costes de licencia son los costes que la empresa paga al proveedor del ERP por el derecho a utilizar el sistema. Los costes de licencia pueden variar según el tipo de ERP, el tamaño de la empresa y las funciones que se requieran.
1.2 Costes de implementación
Los costes de implementación son los costes que la empresa incurre en la instalación, configuración y puesta en marcha del ERP. Los costes de implementación pueden variar según el tamaño de la empresa, la complejidad del ERP y la experiencia del equipo de implementación.
1.3 Costes de formación
Los costes de formación son los costes que la empresa incurre en la formación de los empleados para que puedan utilizar el ERP. Los costes de formación pueden variar según el tamaño de la empresa, la complejidad del ERP y la experiencia de los empleados.
2) Costes continuos
Los costes continuos de un ERP incluyen los costes de mantenimiento, soporte y actualización.
2.1 Costes de mantenimiento
Los costes de mantenimiento son los costes que la empresa incurre en la resolución de errores y problemas del ERP. Los costes de mantenimiento pueden variar según la complejidad del ERP y el número de usuarios.
2.2 Costes de soporte
Los costes de soporte son los costes que la empresa incurre en la obtención de asistencia técnica del proveedor del ERP. Los costes de soporte pueden variar según el nivel de soporte que la empresa contrate.
2.3 Costes de actualización
Los costes de actualización son los costes que la empresa incurre en la actualización del ERP a nuevas versiones. Los costes de actualización pueden variar según la frecuencia de las actualizaciones y el número de funciones nuevas que se incluyan.
3) Costes ocultos
Los costes ocultos de un ERP son los costes que la empresa incurre indirectamente en la adquisición, implementación y mantenimiento del ERP. Los costes ocultos pueden incluir:
- Pérdida de productividad: La implementación de un ERP puede provocar una pérdida de productividad temporal mientras los empleados aprenden a utilizar el nuevo sistema.
- Reducción de la satisfacción de los clientes: Un ERP mal implementado puede provocar una reducción de la satisfacción de los clientes.
- Incremento de los costes laborales: Un ERP puede requerir que la empresa contrate nuevos empleados o recapacite a los empleados existentes.
4) Cómo calcular el TCO
Para calcular el TCO de un ERP, es necesario estimar los costes iniciales, continuos y ocultos. Una vez que se hayan estimado los costes, se pueden sumar para obtener el TCO total.
A continuación, se presentan algunos consejos para estimar los costes del TCO:
- Recopilar información: Es importante recopilar información sobre los costes de los ERP de proveedores comparables. Esta información puede obtenerse de sitios web de proveedores, informes de analistas y publicaciones especializadas.
- Considerar las variables: Es importante considerar las variables que pueden afectar a los costes del TCO, como el tamaño de la empresa, la industria y los requisitos específicos del ERP.
- Ser realista: Es importante ser realista al estimar los costes del TCO. El TCO puede ser significativo, por lo que es importante tener una estimación precisa.
5) Conclusión
El TCO es un factor importante a tener en cuenta al seleccionar un ERP. Al calcular el TCO, las empresas pueden asegurarse de que están seleccionando un sistema que se ajuste a su presupuesto y a sus necesidades a largo plazo.